事務仕事をよりスピーディにするために    ~エクセル編~

昨今、パソコンやスマートフォンなどの便利な機器が増え、仕事・プライベートどちらにもなくてはならないものになりました。

弊社でも営業・事務全員に一人一台パソコンが支給されています。

 

私が仕事で一番使うパソコンのソフトは、断トツで表計算ソフト「エクセル」です。

 

今回は、5年間事務仕事をしてきた中で便利だった機能をご紹介いたします。

 

~便利なショートカットキー~

 

 

ショートカットキーは、マウスでメニューを選ばなくても決まったキーの組み合わせを押すことで素早く行うことができます。

 

エクセルには、はじめから  様々なショートカットキーが設定されています。

ただし全てを覚えようとするとおよそ200個以上ものショートカットキーを覚えなくてはなりません。

ですが、使用頻度の高い作業のショートカットを使えるだけでも作業時間を短縮することができます。

 

以下は私がエクセルで使用する頻度の高いショートカットを大まかに分類してみました。

またエクセル以外でもワードや、それ以外のソフトでも同じショートカットキーが設定されていることが多いので、一度覚えてしまえば幅広く応用することができます。

 

①セル (※1)関係するショートカットキー

 

CTRL+C 選択されたセルをコピー
CTRL+V コピーしたものを貼付け
CTRL+Z 「元に戻す」を使用する
 もしくはF4 取り消した操作をやり直す、操作を繰り返す
CTRL+X 選択されたセルを切り取り
  or Shift+F5 「検索と置換」ダイアログボックス(※2)の検索タブを表示
CTRL+A ワークシート(※3)全体を選択

セルをコピーして他のセルに貼付けしたり、間違えて入力してしまった内容を取り消ししたり、 することができます。

 

例えば下図のような表があり、「品番007は何の商品だったかな?」となったとき、検索したい範囲を選択してCtrl+FもしくはShift+F5で検索タブを表示させ検索したい文字列を入力します。すると、「品番007はみかんである」ということを調べることができます。

 

 

実際仕事の中では数個ではなく、何百、何千というデータの中から一つのものを探さなくてはいけない場面があります。

 

☆これらのショートカットは特にエクセルだけでなく、パワーポイントやワード、イラストレーターその他のソフトなどにも流用することができます。

 

(※1)エクセルのひとつひとつのマスのこと

(※2)入力やメッセージの確認のために、ウィンドウとは別個に開くウィンドウのこと

(※3)セルが集まった画面のこと

 

②移動に関するショートカットキー

 

CTRL+矢印 ワークシート内の現在のデータ領域の先頭行、末尾行、左端列、または右端列に移動セルに移動
CTRL+SHIFT+矢印 アクティブ セルと同じ行または列にある空白以外の最後のセルまで選択範囲を拡張してアクティブ セルにする

。次のセルが空白の場合は、選択範囲を次の空白以外のセルまで拡張する

CTRL+SHIT+L  (※4)をかける
Tab 一つ右のセルへ移動する
SHIFT+TAB 一つ左のセルへ移動する
SHIFT+ENTER 上のセルへ移動する
CTRL+ (※5) 拡大率を変更

TABやENTERで右・下にセルを移動することを知っている人は多いと思いますが、SHIFTキーを押すことで逆側にも移動することができます。

また拡大率も表示したい範囲を広げたり狭めたりするときに便利です。

 

(4) 入力したデータの中から、条件に合うデータだけを抽出して表示する機能

(5)マウスのこの部分のこと

 

③ワークシート   やブックに(※6)関するショートカットキー

 

CTRL+S ブックを上書き保存
CTRL+P シート(※6)の印刷
CTRL+O 「ファイルを開く」ダイアログボックスの表示
CTRL+N 新しい空白のブックを作成

作成した表を印刷したり、上書き保存したりするときに便利なショートカットキーです。

 

(※6)シートを一つのファイルとして保存したもの

 

④文字入力に関するショートカットキー

 

CTRL+; 今日の日付を入力
SHIFT+ALT+= SUM関数を入力
CTRL+B 文字を太文字にする
CTRL+U 文字に下線を引く

出荷指示書を作成することが多いのでよく使用します。

指示日を入力するとき、目立たせたい文字を太文字にしたり下線を引いたり

出荷の合計数を計算するとき、関数ボタンを押さなくてもキーを3つ押すだけで簡単に計算をすることもできます 。

 

またショートカットキーにはなくても、マウス+キーボードで作業スピードを上げることもできます。

例えば、あるセルを黄色く塗りつぶしましたが後々やっぱり塗りつぶしなしにしようとしたとします。

 

 

ホームタブの塗りつぶしアイコンを押して、塗りつぶしなしボタンを押して・・・

となりますが、これは()内のアルファベットをキーボードで入力しても同様の作業を行うことができます。

つまり、マウスのみで行うと

⑴塗りつぶしのプルダウンを指示する

⑵塗りつぶしなし(N)ボタンまでマウスを持っていく

⑶塗りつぶしなしボタンを押す

という3動作になります。

 

しかしキーボードを組み合わせると

⑴塗りつぶしのプルダウンを指示する

⑵キーボードのNを押す

という2動作になり、1動作分の時間を短縮することができます。

 

 

 

たった1動作、12秒ほどのことかと思いますが、ちりも積もれば、です。

 

いかがだったでしょうか。

他にも使えるショートカットキーや、自分でショートカットキーを設定することもできますが、続きは次回ご紹介したいと思います。