IT作業のやり取りの難しさについて

私たちの部署ではECサイトを運営しています。

私の今までの経歴の中で何度もIT関連の企業様とのやり取りをしてゆく難しさを感じたので、今後、担当になる方へ向けてお伝えしていこうかと思います。

前回の記事で「オウンドメディアを立ち上げる」お話しを致しました。

【関連記事】オウンドメディアを作ってみないかという無謀な挑戦が始まった…

 

例えばIT系の業務で開始する場合…

事例

①ホームページを立ち上げる

②ECサイトを始める

③現在使用のホームページ(その他サイト)の修正・更新

このようなミッションがある時は、皆様どうされますか。

・HP(ホームページ)制作会社にコンサルティングも含め依頼する。

・個人で作れるサイトを活用する。

・デザイン会社(現サイトのデザインを変更であれば)に依頼する。…etc

 

作業の大きな懸念点

ITジャンルは、特にカタカナでの用語が多く、詳しくない方にとっては余計に未知の領域なので、何が当たり前で、何が違うのかが非常に分かりにくいものです。

そして何より、一番重要な「コスト管理」が難しい上、コンサルティング(アドバイス)の視点がない方(会社)にお願いしてしまうと、素人の自分ではサイトの「見やすさ」「使いやすさ」「集客のしやすさ」など指示しきれず、考えていなかったものが出来上がってしまうので本当に大変です。

 

改善策の一つとして

基本的には知り合いをたどって協力会社を選択することをお勧めします。

暴利なコストで泣きを見ることは少なくて済みます。

※それでも進行上、担当と合う合わないがありますけど…

 

具体的に大体こんなことで悩む…

ITジャンルの仕事を依頼するときに、大体こんなことで悩みます。

①依頼する業務の相場(コスト)が分からないので価格交渉が難しい事

②技術者=職人気質の方が多いので、やり取りが特殊(尋ねた内容のみの返信や気が利いたアドバイスをして下さる方が希少)な事や、専門用語で返答があった時に、知識がないと通常のやり取りでもスムーズにいかない事が多い事。

③変更をお願いする場合、ご依頼する企業の多くは、作業量=時間換算=金額になるので、かなり膨大なコストになる事

知人の紹介であれば、大小はありますが、①~③は軽減される確率の方が高いです。

他社と比較したときに安価で、コンサルティング含めて、気が利いて上手く制作に取り組んでくださる会社に出会えるのもかなり幸運だという事です。

 

それでもまだまだ予断は許せない…

知り合いの方に紹介いただいても、

依頼した内容が大雑把なのか、きちんとスケジュール感をもって行える会社か、

リターンが遅い会社、コンサルティングをきちんとしながら制作をしてくださる会社か…

 

その会社が実際にどのようなやり取りをするのか始まってみないと分かりません。

 

どんな業務でも最終的には、お取引先や協力会社の担当者との相性ですよね。

それは極論なので、何か問題が発生したときのリスクヘッジ(不測事態の回避)としてのアドバイスをお伝えします。

 

メールとその管理が有効

メールでの会話を心掛ける&慣れる

 

やり取りが細かいので、電話で実際に話し、作業を進めた方が早いと思います。

新システムを導入したなどの時は、特に電話をして分からない事をすぐに聞いたり指摘をしたいものですよね。

 

しかしながら「言った言わない」が多く発生するのがITの作業なのです。

「昨日ご依頼した○○ですが…」「この方法は電話でお教えしましたよね…」

「さきほど○○が出来ますと伺いましたよね…」

というのは、録音でもしない限り記録できず、依頼内容に至っては、聞いてないと言われれば、納期に間に合わなくても、納品時に出来ていなくても泣き寝入りになるパターンです。

どんなに面倒でも時間がかかっても、メール(既成事実を作るために)でやり取りを心掛けましょう。心からオススメいたします。

 

1つ1つメールにすることで、

いつ依頼していた内容がまだできていない、とか

できると言っていたのに出来ていない、とか

○○の作業も含めてのコストでしたよね、とか

証拠になります。

 

自分の身を守る唯一の手段です。こちらはIT作業に限らず言えることですので、

お仕事に携わっている方々で再度行動を振り返ってみてもよろしいかと思われます。

 

どんな業務でも何かを完成させるためには、自己保全と確認作業は怠らないで進めたいものですね。