営業事務の仕事で得たこと

私は2015年の春より現在マテリアル部の営業事務の仕事をしています。

 

前職は映像関係の仕事をしており、事務仕事とは全く関係がありませんでした。

そんな私が5年間で経験し学んだことを、今回は記事にしていきたいと思います。

 

①電話が苦手を克服

 

「最近の若い人は電話が苦手」という話題を聞いたことがあるかと思います。

携帯電話やスマートフォンの普及に伴い、メールやSNS(LINE・Twitter・Facebook・Instagramなど)を利用することが多くなりました。

 

また最近は自宅に固定電話を置かない家庭も増え、電話に出る機会が少なくなったことも理由の一つかと思います。

 

私自身も例に漏れず、電話が苦手でなるべくメールで済ませたいと思っていました。

 

初出勤の日、先輩に電話の出方を教えていただきましたが緊張して取れず、「明日からちょっとずつ出てみよう!」と言っていただきました。

電話の出方をメモして、その日の夜必死に覚えたのを今でも覚えています。

 

それからは取引先へ商品や納品について、当時運営していたネット通販の問い合わせ、当社商品に記載しているフリーダイヤルでの商品問い合わせ等、様々な電話に対応できるようになりました。

 

電話は仕事の基本にあたるので、苦手な人はぜひ積極的に練習して慣れていくといいですね。

(慣れた今でも、お客様に電話口で怒られるとしばらく凹みますが・・・)

 

 

②物の動きを知る

 

普段何気なく利用しているスーパーやコンビニ、これらに陳列している商品はどこから来て誰が運んでいるのか?

現在の仕事に就くまでは全く気にしたことがありませんでした。

 

商品が作られ消費者の方が購入するまでには企画をする人、デザインする人、工場で加工する人、荷受け・出荷をする人、トラックで運搬する人、様々な人が関わり私たちの手元に届きます。

 

今、私の部署では主にルームウェアを中心とした製品を扱っており、他社から完成品を仕入れる物もあれば自社で企画生産から行う物もあります。

私の仕事は仕入れの処理から出荷の指示まで行いますので、契約している物流倉庫にいつ商品が入り、いつそれをお客様の指定納品先に出荷するのか、等のスケジュールや在庫の管理・連絡をしています。

 

こうしてみると一見難しそうですが、要は仕事の基礎である「ホウレンソウ」が一番大事だと思うのです。

※ホウレンソウ・・・報告・連絡・相談 の略

 

「〇月〇日に商品が入荷します」「△△日までに納品してください」「出荷する際に××のような加工が必要になりますが可能でしょうか?」

物流倉庫やお客様と細かく連絡を取ることが一番大事だと思います。

「以前やったことあるから分かるだろう」「きちんと確認していないけど、できるだろう」こういった考えは納品間違いなどの原因になりますので注意しましょう。

 

私たちが日ごろ何気なく購入している商品は、実はたくさんの人が関わり色々な作業を経てお店に並んでいるのですね。

 

 

事務仕事といえば、いつも決まった内容を淡々とこなすだけと思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、人が関わっている以上トラブルはつきものです。

営業さんと相談し、素早く対処法を考え関係各所に的確な指示をするなど、マニュアルにはないアドリブな動きをしなくてはいけない場面もあります。

(もちろん、トラブルは起きないに越したことはありませんが)

大きな仕事を終えたあとや、同じ仕事が以前より早く終えられたときに私は達成感を感じます。

これからも日々成長し、営業さんのサポートができるように努めていきたいです。