今回は会議(会合、商談、面談含む)について書きたいと思います。
会議は準備が8割、と誰から教わったか、自分でそう思ったか、
自身の香港駐在時代に身に付いた考え方です。
もう少し説明すると、会議の成否は準備の良し悪しで8割方決まる、
というものです。
理由を説明します。
①まずそこでは扱う商品数や数量が膨大であった為に、
事前に共通のデータを作成する事が重要でした。
少しでも数字が違うとお互い利害関係もある為に話が纏まらなくなるからです。
②1時間くらいで終わらせる為にも、事前に要点と流れ、
落し所をある程度決めておく必要がありました。
場合によっては利害関係者に事前にそれらを刷り込む事も重要です。
③相手が日本人だけでなく、外国人(例えば香港人、中国人、ベトナム人)も多いため、
資料の簡素化、要点の分かり易さ、図示化が求められます。
誤解を避ける為に事前にホワイトボードに数字や要点を表記する事も大事でした。
当時の役割、機能としてそれらを主体的に取り纏める事を求められていたので、
いつしか自分の中で習慣化しました。
帰国して、立場や仕事の内容など大きく変わりましたが、
大抵の会議(会合、商談、面談)でその考え方は当てはまるなあ、と感じています。
誰が司会で主役なのか、主旨は何でどこにあるのか、誰がどんな資料を準備するのか、
自分の役割は何なのか、落し所はどこなのか、など。
初見であれば相手のリサーチは当たり前ですね。
準備しているか否かで結構差が出ると思いますし、
相手もそこを見ているのではないかなと思います。
こいつ段取りが悪い奴だな、と思われないように私自身も気を付けなければいけません。
